Políticas y procedimientos para el proceso de reclamación salarial

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Introducción

El propósito de esta hoja informativa es proporcionar un resumen básico del proceso de reclamación salarial de la División de Cumplimiento de Normas Laborales (DLSE) y resumir los procedimientos básicos de presentación, conferencias, audiencias y apelaciones. Debido a que esta guía no pretende ser una exposición definitiva sobre el proceso de reclamaciones salariales, se recomienda enfáticamente a las partes leer todos los formularios que hayan recibido a lo largo del proceso. Incumplimiento con cada requisito del proceso puede ocasionar la pérdida de derechos importantes.

Resumen de los procedimientos

Cualquier empleado que tiene una reclamación en contra de su empleador o ex-empleador por salarios u otra compensación no pagada, que recae bajo la jurisdicción del Comisionado Laboral, puede presentar una reclamación ante la DLSE, que está bajo la dirección del Comisionado Laboral del Estado.  El Comisionado Laboral no tiene jurisdicción sobre aquellas personas que hayan sido calificadas como verdaderos contratistas independientes  y sólo tiene jurisdicción limitada sobre los empleados de agencias públicas (por ejemplo, empleados federales, estatales, de condado o municipales).  Además, conforme a la ley y a las decisiones de los tribunales de California, el Comisionado Laboral, en algunos casos, no ejerce jurisdicción sobre las reclamaciones salariales de los miembros de sindicatos que trabajan bajo contratos colectivos.

El Comisionado Laboral, conforme a lo dispuesto en el Código de Trabajo, Secciones 98 y 98.3, ha establecido procedimientos para investigar las reclamaciones salariales, que pudieran incluir o bien una conferencia, conforme a la Sección 98.3, o una audiencia, conforme a la Sección 98(a), o ambas.

A veces se presentan reclamaciones muy complejas en las que interviene un gran número de empleados y registros.  Tales reclamaciones suelen ser investigadas por la Agencia de Investigación de Campo de la DLSE y no a través de los procedimientos descritos en este folleto.  Si esto ocurre, el comisionado suplente a cargo del caso informará a las partes.  Sin embargo, la mayoría de las reclamaciones presentadas ante la DLSE se resuelven a través de conferencias de la Sección 98.3, y/o audiencias de la sección 98(a) que se explican en este folleto.

Presentando la reclamación

Un empleado (demandante), que alegue falta de pago de salarios u otra compensación de su empleador (el demandado), debe presentar una reclamación (formulario DLSE 1, formulario de "Informe o Reclamación Inicial") ante la oficina local de la DLSE para que el Comisionado Laboral inicie la investigación de la reclamación.  Al presentar una reclamación, el demandante debe proporcionar tanta información como sea posible en el formulario "Informe o Reclamación Inicial", incluyendo el nombre legal, la ubicación y el estado (método de hacer negocios, es decir, propietario único, sociedad, corporación) del demandado.

Junto con el formulario "Informe o Reclamación Inicial" debidamente llenado, los demandantes también deben presentar los siguientes formularios DLSE adicionales si se da alguna de las siguientes situaciones:

Adicionalmente, junto con el formulario "Informe o Reclamación Inicial" llenado, el demandante debe presentar
UNA COPIA de los siguientes documentos para respaldar la reclamación, si el demandante tiene estos documentos
(NO envíe documentos originales):

  • Registros de tiempo con las horas y fechas trabajadas que el demandante guardó, para respaldar la reclamación.
  • Cheques y talones de pago que muestren los salarios pagados durante el período de la reclamación.
  • Cheque(s) de pago sin fondos (o "rebotados") durante el período de la reclamación.
  • Aviso de información de empleo (conforme al Código Laboral, Sección 2810.5, un aviso del empleador que los empleados podrían haber recibido después del 1 de enero de 2012, que indique la información básica sobre el empleo del empleado incluyendo el sueldo, cualquier sueldo de horas extra, especificación si le pagaban al empleado por hora, turno, día, semana, salario, pieza, comisión, o de otra manera, y el día regular de pago).

Nota:   Es la responsabilidad legal del empleador mantener registros precisos de tiempo y de nómina de los empleados, y proporcionar a los empleados una relación de pago desglosada cada vez que se les pague (o al menos cada quincena). Para presentar una reclamación, no se les exige a los empleados mantener sus propios registros de tiempo o tener los documentos mencionados arriba. Estos documentos sólo se están solicitando si los empleados los tienen, porque podrían ayudar a la DLSE a comprender mejor la reclamación.

  • Contrato Colectivo de Trabajo (si el empleo del demandante estaba bajo un contrato sindical).

Después de que se asigne la reclamación a un Comisionado Laboral Suplente (funcionario), él o ella determinará, fundándose en las circunstancias de la reclamación, la mejor manera de proceder.  En el transcurso de treinta (30) días posteriores a la presentación de la queja, el funcionario deberá notificar a las partes en cuanto a las medidas específicas que se tomarán inicialmente con respecto a la reclamación:

  • remisión a una conferencia
  • remisión a una audiencia
  • desestimación de la reclamación

No todos los casos irán a una conferencia antes de ir a una audiencia.  Además, muchos de los casos se resolverán de manera informal antes de que se programe una conferencia o una audiencia.

La Conferencia

  • Si el suplente ha tomado la decisión de convocar una conferencia, se enviará un Aviso de Reclamación Presentada y Conferencia a ambas partes en que se describirá la reclamación, se especificará la fecha, hora y lugar de la conferencia, y se ordenará a las partes a que asistan.   
  • La conferencia se llevará a cabo de manera informal y las partes no estarán bajo juramento.  El propósito de la conferencia es determinar si la demanda puede ser resuelta sin una audiencia.   Los demandantes no están obligados a probar su caso en la conferencia.   Las partes deben estar preparadas para hablar con el suplente sobre la reclamación, incluyendo si hay o no testigos. Sin embargo, las partes no tienen que traer testigos a la conferencia.   Los demandantes deben traer una copia (no la original) de cualquier documento que respalde la reclamación, pero no deben traer documentos que ya se presentaron con el formulario de reclamación. Los acusados también deben traer todos los documentos que respalden su posición.
  • Si el demandado no comparece a la conferencia, en la mayoría de los casos, será programada una audiencia para la reclamación.  Si el demandante no comparece, salvo que demuestre una causa justificada, la reclamación será desestimada.
  • Si el caso no se resuelve en la conferencia, el suplente determinará las medidas adecuadas con respecto a la reclamación, normalmente remisión a una audiencia o desestimación (si no hay fundamentos legales para continuar con la reclamación).
  • Si el demandado efectúa el pago de la reclamación, o cualquier parte de la reclamación, directamente al demandante, el demandante debe notificar al suplente.  Si el pago satisface la reclamación en su totalidad, el caso será cerrado.
  • El demandante podrá retirar la reclamación, mediante petición escrita dirigida al suplente, en cualquier momento durante el proceso.

La Audiencia

  • Si se programa una audiencia (bien sea después de presentar la reclamación o después de una conferencia), las partes recibirán, por correo o por servicio personal, un Aviso de Audiencia que fijará la fecha, hora y lugar de la audiencia.
  • Aunque las audiencias se llevan a cabo en un ambiente informal, se trata de procedimientos formales, a diferencia de la conferencia.  En la audiencia las partes y los testigos declaran bajo juramento, y las actuaciones se graban.
  • Cada parte tiene los siguientes derechos básicos en la audiencia:  
    1. Ser representado por un abogado u otra persona de su elección.
    2. Presentar pruebas.
    3. Testificar en su propio nombre.
    4. Hacer que sus propios testigos testifiquen.
    5. Contrainterrogar a la parte contraria y testigos.
    6. Explicar las pruebas ofrecidas en respaldo de su posición y refutar las pruebas ofrecidas en contrario.
    7. Contar con la presencia de un intérprete, si es necesario.
  • Solamente el funcionario de la audiencia tiene la autoridad y discreción para el desarrollo de la audiencia y podrá:
    1. Explicar los asuntos y el significado de los términos que las partes no entiendan.
    2. Establecer el orden en que las personas pueden testificar, contrainterrogar y refutar.
    3. Ayudar a las partes en el contrainterrogatorio de la parte y testigos contrarios.
    4. Interrogar a las partes y testigos para obtener los datos necesarios.
    5. Aceptar y considerar el testimonio y documentos presentados por las partes o testigos.
    6. Tomar nota oficial de los asuntos bien establecidos de conocimiento común y/o registros públicos.
    7. Determinar si hay estipulaciones de las partes que puedan ser incluidas en el registro.
  • Ambas partes deben traer todos los documentos que respalden su posición. Un empleador que tenga previsto introducir registros comerciales como pruebas también debe traer a la audiencia a una persona que pueda explicar cómo se prepararon tales registros. Si están disponibles, se deben traer a la audiencia los originales de todos los documentos, más dos juegos de copias.
  • Si cualquiera de las (dos) partes desea que haya testigos para que declaren, puede convenir con los testigos para que asistan voluntariamente o puede solicitar la emisión de una citación judicial personal para obligarlos a asistir.
  • Las citaciones judiciales para documentos, registros o testigos deben ser expedidas por el Comisionado Laboral.  Las solicitudes para que el Comisionado Laboral emita citaciones deben presentarse al menos quince (15) días hábiles antes de la fecha de la audiencia.  Presente una solicitud por escrito, utilizando la información de Citación (DLSE 564) indicando las razones por las cuales usted estima que los documentos, registros o testigos son pertinentes o necesarios.  Los costos del servicio de una citación judicial, los honorarios de los testigos y el millaje incurridos correrán a cargo de la parte que solicita la citación.
  • No se concederán cambios en la fecha, hora o lugar de la audiencia, excepto que se demuestren circunstancias extraordinarias. La decisión de conceder tal petición queda a la completa discreción del funcionario de la audiencia y suplente principal y tal circunstancia será infrecuente.
  • Si el demandante no asiste a la audiencia, se desestimará el caso.
  • Si le entregan al acusado una notificación de audiencia y no asiste a la audiencia, el funcionario de la audiencia decidirá el asunto apoyándose en la prueba que recibe del demandante.
  • El funcionario de la audiencia no está legalmente obligado por las reglas formales de prueba y, por lo tanto, tiene amplia discreción para aceptar la prueba. También tiene discreción para decidir si la evaluación de las penas es apropiada en un caso particular.
  • En el transcurso de los quince (15) días posteriores a la audiencia, la Orden, Decisión o Fallo (ODA) del Comisionado Laboral será presentada en la oficina de la DLSE y será notificada a las partes poco después.  La ODA expondrá la decisión y la cantidad concedida, según corresponda, por el funcionario de la audiencia.

Apelación ante un tribunal civil

Cualquiera de las partes, o ambas, conforme al Código Laboral, Sección 98.2, puede apelar la ODA del Comisionado Laboral ante un tribunal competente, conforme a las reglas de jurisdicción aplicables.  La parte que apela puede solicitar un Aviso de Apelación (DLSE 537) a la oficina de la DLSE.  La apelación debe ser presentada ante el tribunal dentro del plazo establecido en la ODA, y una copia de la Notificación de Apelación debe ser enviada al Comisionado Laboral y a la parte contraria. Cada vez que el demandado presente una apelación, se debe depositar una fianza por la cantidad de la ODA ante el tribunal que revisará el dictamen.  A continuación, el funcionario del tribunal remitirá el asunto a una nueva audiencia, lo que significa que un juez escuchará el caso nuevamente, y cada parte tendrá la oportunidad de presentar pruebas y testigos.

En el caso de una apelación presentada por el acusado, la DLSE podrá representar a un demandante sin la capacidad financiera para pagar a un abogado en el procedimiento de apelación.  La decisión de representar al demandante queda a la completa discreción del personal jurídico de la DLSE.  El demandante debe cumplir con los criterios financieros establecidos por la DLSE.  El suplente asignado enviará al demandante una Solicitud de Representación por Defensor (DLSE 553) junto con una Declaración de Situación Financiera (DLSE 554) que debe ser llenada y devuelta a la oficina de la DLSE.  Si el demandante no cumple con los requisitos para la representación, será notificado por el personal jurídico sobre las razones por las que la DLSE no proveerá representación legal.

Comisionado Laboral del Estado

February 2015